Hàng tồn kho là gì? Hàng tồn kho gồm những loại gì? Lý do quản lý hàng tồn kho là gì? Doanh nghiệp có nên giữ hàng tồn kho hay không? Nếu bạn đang thắc mắc cũng như tìm câu trả lời cho mình về các vấn đề về hàng tồn kho thì hãy để Cat Carry giải đáp cho bạn thông qua bài viết dưới đây.
Contents
Hàng tồn kho là gì?
Khi được đặt câu hỏi “Hàng tồn kho là gì?”, chắc rằng ai cũng nghĩ chúng là những mặt hàng còn tồn lại trong kho do không thể bán ra thị trường, các mặt hàng lỗi thời hay bị lỗi trong quá trình sản xuất,…Có thể nói một cách đơn giản hơn, hàng tồn kho được nhiều người nghĩ là hàng bị ế và sẽ bị thanh lý.
Vậy đâu là câu trả lời chính xác cho “Hàng tồn kho là gì?”, hàng tồn kho là những sản phẩm được doanh nghiệp giữ lại để bán ra sau cùng hay còn hiểu là những sản phẩm, bán thành phẩm hay nguyên vật liệu được dự trữ trong quá trình sản xuất và kinh doanh.
Từ khái niệm, ta có thể thấy được hàng tồn kho là sự liên kết của việc sản xuất và bán sản phẩm. Hàng tồn kho cũng là một phần của tài sản ngắn hạn, chiếm phần lớn và đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp.
Hàng tồn kho là gì?
Các loại hàng tồn kho
Xét theo đặc điểm của hàng hóa
Hàng tồn kho gồm 4 loại cơ bản sau:
- Nguồn vật tư: Đây là những đồ dùng văn phòng, bóng đèn, nhiên liệu hay những vật tư khác có giá trị sử dụng tương đương và đóng vai trò quan trọng trong việc phục vụ cho quá trình sản xuất.
- Nguyên liệu thô: Là những nguyên liệu được đem đi bán hoặc giữ lại để phục vụ sản xuất trong tương lai, được gửi đi để gia công hay đã mua đang trên đường về.
- Bán thành phẩm: Là những sản phẩm được đưa vào sản xuất nhưng vẫn chưa hoàn thành hoặc sản phẩm đã hoàn thành nhưng chưa làm thủ tục hoàn thành sau sản xuất.
- Thành phẩm: là sản phẩm đã hoàn thành sau quá trình sản xuất.
Xét theo chủng loại của hàng hóa
Xét theo chủng loại thì hàng tồn kho được chia thành 6 loại sau:
- Hàng hóa mua về để bán bao gồm: Hàng mua và hàng gửi đang trên đường đi, hàng tồn kho, hàng đang được gửi đi để gia công chế biến.
- Sản phẩm còn dang dở: Là sản phẩm chưa được sản xuất hoàn thiện hoặc những sản phẩm đã hoàn thành nhưng chưa làm thủ tục nhập kho.
- Nguyên liệu, vật liệu chính là hàng tồn kho.
- Thành phẩm được gửi đi bán.
- Công cụ, dụng cụ còn tồn kho hay đã mua đang được gửi đi trên đường.
- Nguyên vật liệu được doanh nghiệp nhập vào để gia công, sản xuất hàng xuất khẩu và hàng hóa, thành phẩm được lưu trữ tại kho bảo thuế của doanh nghiệp.
Xem ngay: https://catcarry.com/dich-vu/chuyen-phat-nhanh-hang-hoa-thu-hoa-toc.html
Quản lý hàng tồn kho là gì?
Như được đề cập ở trên, chúng ta đã biết được “Hàng tồn kho là gì?”. Vậy “Quản lý hàng tồn kho là gì?. Đó chính là việc doanh nghiệp kiểm soát quá trình từ đầu đến cuối bao gồm các hoạt động đặt hàng, lưu trữ và sử dụng hàng tồn kho.
Quản lý hàng tồn kho là gì?
Doanh nghiệp khi sử dụng kho hàng phải chú trọng đến việc quản lý hàng tồn kho. Đây là điều cực kỳ quan trọng bởi nó ảnh hưởng đến quyết định của các kế hoạch trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh và điều chuyển hàng hóa của doanh nghiệp.
Chính vì vậy, doanh nghiệp muốn quản lý hàng tồn kho hiệu quả thì cần phải xác định được câu trả lời cho những điều dưới đây:
- Hàng tồn kho được dự trữ ở tỷ lệ bao nhiêu là hợp lý? Doanh nghiệp sẽ kiểm soát hàng tồn kho bằng cách nào?.
- Kho hàng của bạn có đủ điều kiện để đáp ứng được số lượng hàng hóa nhập vào hay không?.
- Dự tính sẽ mất bao nhiêu chi phí cho việc bảo tồn hàng tồn kho?.
- Xác định chi phí cơ hội của việc quản lý hàng tồn kho?.
Đối với những doanh nghiệp lớn và có chuỗi cung ứng trong hoạt động sản xuất, lưu chuyển phức tạp thì quản lý kho hàng có rủi ro cao hơn, khó khăn trong việc kiểm soát sự thiếu hụt hay dư thừa hàng tồn kho. Do đó, doanh nghiệp phải cân nhắc lựa chọn cho mình một phương thức quản lý phù hợp để giảm chi phí và tối đa hóa lợi nhuận.
Quản lý hàng tồn kho nhằm mục đích gì?
Quản lý hàng tồn kho gồm 3 mục đích chính sau:
Giao dịch
Việc đảm bảo lượng hàng tồn kho là cách giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng tắc nghẽn trong quá trình sản xuất và bán hàng. Điều này giúp việc sản xuất không bị gián đoạn do thiếu nguyên vật liệu và không xảy ra tình trạng thiếu hàng hóa để bán.
- Giúp doanh nghiệp duy trì mức tồn kho hợp lý
Quản lý hàng tồn kho giúp bạn biết được số lượng hàng hóa đang có trong kho, tránh tình trạng thiếu hụt sản phẩm và dự trữ vừa đủ lượng hàng tồn kho cần thiết. Thêm vào đó, bạn còn nắm được sự biến động hàng hóa trong kho để có sự thay đổi kịp thời và rút ra được nhu cầu của khách hàng đối với sản phẩm đó như thế nào.
- Đáp ứng nhu cầu của khách hàng nhanh chóng và kịp thời
Doanh nghiệp sẽ không gặp tình trạng “Cháy hàng” khi quản lý chính xác lượng hàng tồn kho và nhu cầu của khách hàng được đáp ứng kịp thời.
- Tiết kiệm thời gian, chi phí
Quản lý hàng tồn kho hiệu quả giúp doanh nghiệp biết được sự thay đổi hàng hóa trong kho dễ dàng thay vì phải kiểm tra và đếm từng mặt hàng. Sử dụng hệ thống quản lý tránh được những sai sót và tiết kiệm thời gian.
Khi xác định được lượng hàng tồn kho vừa đủ, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí lưu kho.
Dự phòng
Dự phòng là việc dự trữ hàng hóa để chuẩn bị tốt trước những tình huống kinh doanh xấu nhất có thể xảy ra. Thêm vào đó, còn có những sự sụt giảm khó lường trong việc cung ứng nguyên vật liệu.
Khi doanh nghiệp gặp phải 2 trường hợp trên thì dự phòng hàng tồn kho sẽ giúp doanh nghiệp vượt qua một cách dễ dàng.
Đầu cơ
Dự trữ hàng tồn kho giúp doanh nghiệp có được lợi thế về giá khi thị trường bị biến động.
>> Tìm hiểu thêm: https://catcarry.com/dich-vu/van-chuyen-hang-hoa-noi-dia.html
Những lưu ý trong quy trình quản lý hàng tồn kho
Kiểm tra thường xuyên mức tồn kho tối thiểu và tối đa từng loại mặt hàng
Tại sao bạn phải xác định mức tồn kho?. Điều này giúp bạn tránh được việc mua hàng quá tay hay nhập về hơn mức cần thiết hoặc tình trạng thiếu hụt hàng hóa dẫn đến giảm doanh thu.
Bạn có thể xác định mức tồn tối thiểu và tối đa của từng mặt hàng bằng cách cố định ngày nhập hàng. Ví dụ, cứ 2 ngày bạn sẽ nhập hàng một lần, vậy thì mức tồn kho tối đa nên là 3 ngày bán hàng và tối thiểu là 1 ngày bán hàng. Giả sử bạn bán một ngày 10 hộp bánh, 2 ngày bán mới nhập hàng một lần thì số lượng tối đa bạn nên mua là 30 hộp và mức tối thiểu nên để trong kho là 10 hộp bánh.
Bố trí hàng hóa trong kho một cách khoa học
Mặc dù đối với nhiều cửa hàng bán lẻ, nhà kho cũng chính là cửa hàng. Tuy nhiên, khi hoạt động kinh doanh của bạn được mở rộng đến một mức độ nhất định, bạn cần phải chuẩn bị kho hàng để có thể chứa được số lượng lớn trong thời gian cao điểm như lễ, tết, trung thu,… Có hai phương pháp lưu trữ hàng hóa như sau. :
- Phương pháp sắp xếp vị trí cố định (Fix location): Đây là phương pháp đặt mỗi mặt hàng ở một vị trí cố định. Ưu điểm của phương thức này hiển nhiên là bạn có thể nhanh chóng tìm được hàng hóa mình cần. Nhược điểm là chiếm khá nhiều diện tích và không phù hợp với những kho hàng nhỏ với số lượng hàng hóa lớn và luân chuyển thường xuyên.
- Phương pháp vị trí tự do: Phương pháp này không cố định vị trí của bất kỳ mặt hàng nào. Tất cả các ô đều được đánh ký hiệu A1, A2, B1, B2,…và được hiển thị trên sơ đồ kho. Khi một vật phẩm được đặt ở một vị trí nhất định, tên vật phẩm đó cũng được dán vào vị trí tương ứng trong thẻ kho. Phương pháp này giúp tiết kiệm được nhiều diện tích của kho hàng nhưng bạn phải mất thời gian để tổ chức sơ đồ và bố trí kho hàng sao cho hợp lý.
Nghiên cứu cách bố trí hàng tồn kho
Kiểm kê định kỳ
Kiểm kê giúp bạn xác định số liệu thực tế so với sổ sách có trùng khớp hay không. Ngoài ra, kiểm kê có thể phát hiện ra hàng hóa bị hỏng, lỗi hay hết hạn. Bạn phải lập ra kỳ kiểm kê, ít nhất 6 tháng một lần, việc này cũng giúp bạn quản lý hàng tồn kho chính xác hơn và giảm chi phí hủy hàng hỏng.
Áp dụng các phần mềm bán hàng để dễ dàng trong việc quản lý hàng tồn kho
Việc đầu tư phần mềm quản lý có lẽ là chưa cần thiết đối với một cửa hàng nhỏ. Tuy nhiên, về lâu dài, khi công việc ngày càng phát triển đòi hỏi công tác quản lý sẽ phức tạp hơn, lúc đó bạn nên cân nhắc việc đầu tư phần mềm quản lý.
Phần mềm quản lý giúp bạn có thể tra cứu được hàng tồn kho một cách chính xác, lên số lượng đặt hàng nhanh chóng, giảm hàng tồn kho hay thiếu hụt hàng hóa. Ngoài ra, bạn xác định được các mặt hàng nào bán chậm để giảm lượng đặt hàng để tiết kiệm chi phí. Tất cả các công việc trên bạn đều có thể thực hiện một cách dễ dàng bằng phần mềm quản lý bán hàng.
Nên sử dụng phần mềm bán hàng để quản lý hàng tồn kho hiệu quả
Kết luận
Tóm lại, hàng tồn kho được hiểu như là việc dự trữ tất cả liên quan đến quá trình sản xuất và kinh doanh từ nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, bán thành phẩm hay thành phẩm,…Qua bài viết trên, Cat Carry hy vọng đã giúp các bạn hiểu được “Hàng tồn kho là gì” và biết được cách quản lý hàng tồn kho như thế nào cho hiệu quả.
Ngoài ra, nếu bạn đang có nhu cầu về vận chuyển hàng hóa thì hãy đến với Cat Carry. Với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực giao nhận, vận tải hàng hóa, chúng tôi luôn đặt lợi ích của khách hàng lên hàng đầu và mang lại cho khách hàng trải nghiệm tốt nhất. Hãy liên hệ với chúng tôi qua số hotline: 0916 066 264 (nội địa) – 0932 052 567 (quốc tế)
