Hóa đơn đỏ là gì? Xuất hóa đơn để làm gì? Đây đều là một trong những mối quan tâm của nhiều bạn làm kế toán hay doanh nghiệp. Nếu bạn đang băn khoăn, hay thắc mắc về những câu hỏi trên thì sau đây hãy cùng Hoàn Cầu Office giải đáp thông qua bài viết sau đây nhé!

Hóa đơn đỏ là gì?

Hóa đơn đỏ được hiểu là một loại chứng từ có giá trị pháp lý để minh chứng cho việc giao dịch hàng hóa hoặc dịch vụ mà người bán cung cấp cho người mua, từ đó làm căn cứ cho việc xác định số tiền thuế cần nộp vào ngân sách Nhà nước.

Hóa đơn đỏ là gì

Hóa đơn đỏ theo nghĩa tiếng Anh là Red Invoice là một loại chứng từ thể hiện giá trị hàng bán hoặc dịch vụ của đôi bên. Trên hóa đơn đỏ phải có đầy đủ thông tin người bán lẫn người mua (tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ) và các giá trị hàng bán hay dịch vụ đã bao gồm cả thuế GTGT được khấu trừ.

Trên thực tế, hóa đơn đỏ được người ta hiểu với cái tên là hóa đơn GTGT (hóa đơn VAT) được Bộ Tài chính phát hành hoặc doanh nghiệp tự in sau khi đã đăng ký mẫu với cơ quan thuế. Doanh nghiệp/người bán sẽ giao lại liên 2 cho khách để khẳng định là đã mua hàng.

Khi doanh nghiệp phát sinh giao dịch, cần tiến hành đặt in hóa đơn đỏ theo quy định của pháp luật và phải được Chi cục thuế quản lý trực tiếp cho phép thì sau đó mới liên hệ với cơ sở in hóa đơn để đặt theo yêu cầu.

Xuất hóa đơn đỏ để làm gì?

• Hóa đơn đỏ giúp chứng minh việc mua bán hàng hóa và dịch vụ.
• Căn cứ vào hóa đơn đỏ để doanh nghiệp kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào, đầu ra cũng như là hạch toán chi phí sản xuất kinh doanh.
• Hóa đơn GTGT sẽ là cơ sở ban đầu cũng như là chứng từ để doanh nghiệp kê khai nộp thuế, hạch toán, khấu trừ chi phí phát sinh, hoàn thuế và xác định các chi phí hợp lệ khi tính thuế đối với Cơ quan thuế.
• Việc mua hóa đơn đỏ giúp doanh nghiệp cân đối được các khoản thuế GTGT, hạn chế mức tiền thuế GTGT phải đóng cho Cơ quan nhà nước.

Xuất hóa đơn đỏ để làm gì

Khi nào được xuất hóa đơn đỏ?

Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định, bên bán/ cung cấp phải xuất hóa đơn khi phát sinh giao dịch hàng hóa và dịch vụ ( tính lẫn cả hàng hóa, DV khuyến mãi, quảng cáo, tiêu dùng nội bộ, trả thay lương hay trao đổi..), xuất hàng hóa dưới hình thức cho mượn, vay hoặc là hoàn trả.

Phân biệt hóa đơn đỏ và hóa đơn bán hàng

Hóa đơn đỏ	Hóa đơn bán hàng
Có giá trị về mặt pháp lý	Mang tính nội bộ doanh nghiệp
Do Bộ Tài chính phát hành	Do doanh nghiệp bên bán tự phát hành, có tính thương mại
Các loại giá trị hàng hóa và giá trị tăng thêm được tách riêng	Các loại giá trị hàng hóa gộp làm một
Được khấu trừ thuế GTGT	Không được khấu trừ thuế GTGT

Một số lưu ý khi xuất hóa đơn đỏ

Trên thực tế, hóa đơn đỏ (hóa đơn GTGT, hóa đơn VAT) sẽ có 3 liên, với ba màu tương ứng là liên trắng, liên đỏ, liên xanh. Khi xuất hóa đơn đỏ, cần lưu ý các điều sau:

• Người viết phải kẹp 3 liên hóa đơn cùng một lúc để đảm nội dung trên các liên là đồng nhất với nhau, tránh tuyệt đối viết tách riêng từng liên.
• Trên nội dung hóa đơn, cần điền đầy đủ thông tin chính xác về người mua hàng.
• Nội dung thể hiện trên hóa đơn phải đảm bảo không được tẩy xóa, sửa và cùng một màu mực.
• Nội dung trên hóa đơn phải viết liên tục, không ngắt quãng, không viết đè chữ lên nhau và gạch chéo những phần còn trống.
• Số hóa đơn phải được lập liên tục theo số thứ tự từ nhỏ đến lớn.
• Thời gian, ngày/tháng/năm, ghi vào thời điểm phát sinh giao dịch hoặc ngay sau khi hoàn thành giao dịch cung cấp hàng hóa/dịch vụ cho bên mua.
• Hình thức thanh toán là tiền mặt hoặc hình thức chuyển khoản.

| Xem ngay: Dịch vụ giải thể công ty trọn gói chuyên nghiệp giá rẻ

Quy định xử phạt làm mất hóa đơn đỏ

Mất hóa đơn bán hàng mua 

Trường hợp này là mất hóa đơn bán hàng trực tiếp (hóa đơn thông thường).

Tùy theo mốc thời hạn báo cáo cho Cơ quan thuế, từ đó làm căn cứ để xử phạt:

• Trong 5 ngày sau khi xảy ra: Không bị xử phạt.
• Từ ngày thứ 6 đến ngày thứ 10 khi sự việc xảy ra: Phạt cảnh cáo nếu có tình tiết giảm nhẹ hoặc nếu không có tình tiết thì mức phạt tối thiểu là 6 triệu đồng.
• Từ sau 10 ngày mất hóa đơn: Phạt từ 6 đến 8 triệu đồng.

Quy định xử phạt khi làm mất hoá đơn đỏ

Mất hóa đơn GTGT đặt in, chưa thông báo phát hành

Giống như hóa đơn bán hàng nếu mất hóa đơn GTGT đặt in nhưng chưa thông báo phát hành thì cũng tùy theo mốc thời hạn báo cáo cho Cơ quan thuế để làm căn cứ xử phạt:

• Trong 5 ngày sau khi xảy ra: Không bị xử phạt.
• Từ ngày thứ 6 đến ngày thứ 10 khi sự việc xảy ra: Phạt cảnh cáo nếu có tình tiết giảm nhẹ hoặc nếu không có tình tiết thì mức phạt tối thiểu là 6 triệu đồng.
• Từ sau 10 ngày mất hóa đơn: Phạt từ 6 đến 18 triệu đồng.

Mất hóa đơn GTGT đầu ra đã thông báo phát hành

Các trường hợp không xử phạt

• Hóa đơn đỏ mất, hỏng do thiên tai, hỏa hoạn, sự kiện bất ngờ hoặc bất khả kháng.
• Làm mất liên 2 (liên giao cho khách hàng) khi chưa hết hạn lưu trữ nhưng tìm lại được hóa đơn trước khi Cơ quan ban hành thuế xử phạt.

Các trường hợp phạt cảnh cáo

• Làm mất các liên hóa do lập sai và đã xóa bỏ (xuất hóa đơn đỏ khác để thay thế).
• Cũng trong trường hợp tương tự, người bán và người mua hàng lập biên bản ghi nhận có sự việc, người bán đã kê khai và nộp thuế, có hợp đồng và chứng từ chứng minh việc mua bán.
• Chứng minh việc mua bán dịch vụ, hàng hóa và có 2 tình tiết giảm nhẹ.

Các trường hợp phạt tiền

• Làm mất hoặc hỏng hóa đơn đỏ đã phát hành (liên 2 giao cho khách hàng) nhưng khách hàng không nhận được hóa đơn khi chưa đến hạn lưu trữ, hóa đơn lập theo bảng kê bán lẻ hàng hóa thì bị phạt từ 4 đến 8 triệu đồng.
• Nếu Cơ quan thuế đủ căn cứ xác định cá nhân, tổ chức gộp nhiều lần mất hóa đơn để báo cáo Cơ quan thuế trong cùng một thời điểm mà cá nhân, tổ chức thông báo mất nhiều số hóa đơn thì sẽ phạt theo từng lần mất.
• Làm hỏng/mất hóa đơn đã phát hành (liên nội bộ 1-3) trong thời gian lưu trữ thì phạt từ 5 đến 10 triệu theo Luật kế toán.

Cũng trong trường hợp trên, người bán và người mua hàng lập biên bản ghi nhận có sự việc, người bán đã kê khai và nộp thuế, có hợp đồng và chứng từ chứng minh việc mua bán và có tình tiết giảm nhẹ thì phạt khung thấp nhất, có 2 tình tiết giảm nhẹ thì phạt cảnh cáo.

Mất hóa đơn đầu vào

Các trường hợp không xử phạt

• Cháy do thiên tai, hỏa hoạn, bị mất, hỏng hoặc các sự kiện bất ngờ, bất khả kháng.
• Tìm lại được hóa đơn đỏ mất trước khi Cơ quan thuế ban hành quyết định xử phạt.

Các trường hợp phạt cảnh cáo

• Làm mất/cháy hoặc hỏng hóa đơn đỏ đã phát hành (liên 2 giao cho khách hàng) để kê khai thuế, hạch toán kế toán, kê khai thuế và thanh toán vốn ngân sách: phạt từ 4 đến 8 triệu đồng.
• Làm mất/cháy hoặc hỏng hóa đơn đỏ đã phát hành (liên 2 giao cho khách hàng) người bán và người mua hàng lập biên bản ghi nhận có sự việc, người bán đã kê khai và nộp thuế, có hợp đồng và chứng từ chứng minh việc mua bán và có tình tiết giảm nhẹ thì phạt khung thấp nhất, có 2 tình tiết giảm nhẹ thì phạt cảnh cáo.
•  Nếu Cơ quan thuế đủ căn cứ xác định cá nhân, tổ chức gộp nhiều lần mất hóa đơn để báo cáo Cơ quan thuế trong cùng một thời điểm mà cá nhân, tổ chức thông báo mất nhiều số hóa đơn thì sẽ phạt theo từng lần mất.

>>> Xem ngay: https://hoancauoffice.vn/chi-phi-thanh-lap-cong-ty-co-phan-2020-hoan-cau-office/

Các thủ tục và điều kiện để cấp hóa đơn đỏ

Đối với thủ tục đặt in hóa đơn GTGT đối với đơn vị được sử dụng hóa đơn GTGT như sau:

Hồ sơ đặt in bao gồm:

• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (bản sao công chứng – 01 bản)
• Đơn đề nghị sử dụng hóa đơn đặt in mẫu 3.14 ban hành kèm theo thông tư 39/2014/TT-BTC (02 bản)
• Mẫu 06 đăng ký phương pháp tính thuế có xác nhận của Chi cục Thuế quản lý ( bản sao – 01 bản)
• Hợp đồng thuê nhà hoặc hợp đồng mượn nhà (bản sao – 01 bản)

Nơi nhận: Gửi trực tiếp hồ sơ đến Chi cục Thuế.

Thủ tục khi cấp hoá đơn đỏ

Trình tự giải quyết

• Sau 5 ngày, khi nhận được hồ sơ đề nghị đặt in hóa đơn, Chi cục Thuế sẽ cử cán bộ đến đơn vị để xác minh địa điểm kinh doanh xem có đủ điều kiện để đặt in hóa đơn hay không.
• Tiếp theo khi cán bộ Thuế đến xác minh địa điểm kinh doanh, nếu đủ điều kiện đặt in hóa đơn thì sau 1 – 2 ngày Cơ quan Thuế sẽ có thông báo về việc sử dụng hóa đơn đặt in mẫu 3.15 ban hành theo thông tư 39/2014/TT-BTC. Sau đó, liên hệ trực tiếp với Chi cục Thuế quản lý để nhận thông báo.

Tiến hành đặt in hóa đơn

• Khi đến in, hồ sơ bao gồm:
  • Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (bản sao công chứng – 01 bản)
  • CMND/CCCD photo người đại diện pháp luật của đơn vị (01 bản)
  • Giấy giới thiệu của người được cử đến doanh nghiệp in
  • CMND/CCCD của nhân viên được cử đến doanh nghiệp in
• Chọn loại mẫu thiết kế, số lượng hóa đơn, ký hiệu, mẫu số, màu mực, số liên, loại giấu,… Sau đó, hai bên ký hợp đồng in (02 bản): Theo thời hạn giao hàng ghi trên hợp đồng, doanh nghiệp in, in xong rồi giao hóa đơn. Chúng ta sẽ tiến hành lập Biên bản thanh lý hợp đồng, doanh nghiệp xin xuất hóa đơn tài chính và đơn vị tiến hành thanh toán theo như thỏa thuận ký trên hợp đồng.
• Thông báo phát hành hóa đơn

Để được xuất hóa đơn cho khách hàng, đơn vị cần tiếp tục làm hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn:

• Thông báo phát hành, hồ sơ bao gồm:

• • Thông báo phát hành hóa đơn theo mẫu 3.5, phụ lục 3 ban hành kèm theo thông tư 39/2014/TT-BTC (bản gốc ký tên và đóng dấu – 02 bản)
  • Mẫu hóa đơn đóng mộc chữ Mẫu (02 bản và 03 liên bản)
  • Hợp đồng đặt in hóa đơn (bản photo – 01 bản)
  • Biên bản thanh lý hợp đồng (bản photo – 01 bản)

Nơi nhận: Gửi trực tiếp hồ sơ giấy đến Chi cục Thuế.

Lưu ý:

• Với hóa đơn đặt in lần đầu, phải in thông báo phát hành hóa đơn ra giấy và gửi trực tiếp đến Cơ quan Thuế, những lần sau nếu không có thay đổi Mẫu hóa đơn thì nộp thông báo phát hành hóa đơn qua mạng và không cần đem Mẫu hóa đơn đến Cơ quan Thuế.
• Hồ sơ đầy đủ và hợp lệ thì cán bộ thuế sẽ cho đóng dấu xác nhận trên hai bản thông báo phát hành hóa đơn và trả lại cho đơn vị một bản.
• Thông báo phát hành hóa đơn và kèm theo hóa đơn Mẫu phải được gửi đến Cơ quan Thuế quản lý trực tiếp, chậm nhất sẽ là năm (05) ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn và trong thời hạn mười (10) ngày, kể từ lúc ký thông báo phát hành.
• Thông báo phát hành hóa đơn gồm có cả hóa đơn mẫu được niêm yết rõ ràng ngay tại các đơn vị kinh doanh sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa/dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn.
• Trường hợp đơn vị khi gửi thông báo phát hành từ lần thứ 2 trở đi, nếu không có sự thay đổi về nội dung lẫn hình thức hóa đơn phát hành thì không cần phải gửi kèm hóa đơn mẫu. Vậy nên, đơn vị gửi Thông báo phát hành hóa đơn qua mạng.

Trên đây, chúng tôi đã tổng hợp đầy đủ các thông tin về hóa đơn đỏ là gì cùng với các vấn đến liên quan giúp bạn hiểu rõ hơn về hóa đơn đỏ. Cùng với đó, Hoàn Cầu Office cũng đã giới thiệu đến bạn những quy định trong việc phát hành và sử dụng hóa đơn đỏ. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi cung cấp có thể giúp bạn bổ sung thêm những kiến thức bổ ích. Nếu bạn có thắc mắc, hay cần tư vấn về Kế toán – Giấy phép kinh doanh hãy liên hệ với Hoàn Cầu Office thông qua hotline 0901.668.835 ngay nhé.