Làm thế nào chọn văn phòng ảo tiết kiệm mà hiệu quả
Văn phòng ảo là một trong những giải pháp được các doanh nghiệp vừa và nhỏ lựa chọn bởi sự tiện ích và tiết kiệm chi phí mà nó mang lại. Với văn phòng hoạt động chỉ có 0m2 hoàn toàn hợp thức hóa trên giấy tờ và được cung cấp đầy đủ các tiện nghi từ đơn vị cung cấp. Giúp bạn tập trung vào hoạt động kinh doanh của mình một cách hiệu quả nhất, khi kinh phí của công ty không quá lớn, hay doanh nghiệp mới chưa có hướng phát triển lâu dài.
Vậy đâu là những ưu điểm mà các doanh nghiệp nên đầu tư vào loại hình dịch vụ này? Làm sao để lựa chọn cho doanh nghiệp mình một văn phòng ảo uy tín và chất lương? Là phần lớn những câu hỏi mà người dùng thắc mắc trước khi tìm hiểu và lựa chọn hợp tác với một đơn vị uy tín.
Hãy cùng Green Office tìm hiểu về giải pháp này để chúng ta cùng nhau lựa chọn thông minh và tối ưu nhất chi phí cho doanh nghiệp bạn!
Đối tượng phù hợp nhất để sử dụng loại hình dịch vụ này
Những doanh nghiệp nhỏ hay mới khởi nghiệp
Các công ty muốn mở thêm chi nhánh ở các trung tâm thành phố hay các tỉnh thành khác
Là các văn phòng đại diện cho các công ty nước ngoài
Doanh nghiệp nước ngoài muốn thăm dò thị trường ở Việt Nam
Những team thực hiện dự án hay cá nhân muốn có không gian làm việc chuyên nghiệp.
Ưu điểm của giải pháp văn phòng ảo so với các giải pháp văn hòng theo kiểu truyền thống
Sở hữu được văn phòng hiện đại, chuyên nghiệp ở những vị trí trung tâm , giao thông tốt tạo cho đối tác hay khách hàng sự tin cậy khiến các buổi trao đổi hay đàm phán trở nên dễ dàng hơn.
Bạn chỉ việc ký kết hợp đồng với đơn vị cung cấp dịch vụ bạn sẽ được cung cấp tất cả các dịch vụ và tiện nghi đi kèm như: nội thất văn phòng hạng sang, thiết bị văn phòng, đến cả đội ngũ lễ tân, hay bảo vệ… Tất cả đã được bao gồm trong gói dịch vụ mà doanh nghiệp bạn ký kết với đơn vị cho thuê dịch vụ.
Sử dụng văn phòng ảo, bạn hoàn toàn chủ động thời gian và nơi làm việc mà không cần phải đến trực tiếp công ty.
Tiết kiệm được chi phí vận hành: Tất cả các thiết bị máy móc trong văn phòng bạn hoàn toàn không trả chi phí, những hư hỏng hay hoạt động bảo hành bảo trì về sau diễn ra trong văn phòng bạn bạn sẽ không tốn phí. Mọi vấn đề đã có đơn vị cung cấp dịch vụ văn phòng ảo lo, bạn chỉ tập trung vào phát triển doanh nghiệp mình thôi.
Giải quyết được các nhu cầu về thông tin liên lạc: Bạn sẽ được cung cấp các cổng thông tin như : điện thoại, fax , email… Tất cả các thông tin, phản ánh của khách hàng và đối tác đều được nhân viên lễ tân tại đây tiếp nhận và gửi về lại cho chủ doanh nghiệp. Bạn sẽ nắm bắt đầy đủ thông tin mà không trực tiếp đến công ty hay trực tiếp , tiếp nhận.
Cơ hội phát triển rộng mở doanh nghiệp: Nơi mà bạn đang thuê, có rất nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ cũng hoạt động và phát triển tại đó. Bạn hoàn toàn có thể tận dụng cơ hội này để có thêm nhiều mối quan hệ hơn nữa cho doanh nghiệp mình phát triển lớn mạnh hơn.
Vậy làm thế nào để bạn có thể thuê được văn phòng ảo chất lượng với chi phí thấp nhất?
- Bạn hãy liệt kê các nhu cầu hiện tại của mình:
Đa số các đơn vị cung cấp văn phòng ảo thường bao trọn gói các dịch vụ đi kèm như: lễ tân, bảo vệ, trang bị phòng họp, các cổng thông tin liên lạc. Tùy thuộc vào sản phẩm hay hình thức lựa chọn hoạt động của công ty mà mỗi doanh nghiệp sẽ có những nhu cầu khác nhau. Có những doanh ngiệp họ chỉ cần một địa chỉ để giao dịch. Nhưng với nhiều doanh nghiệp khác họ cần hết thảy những dịch vụ đi kèm đó để phát triển doanh nghiệp mình một cách chuyên nghiệp trong mắt đối tác và khách hàng. Với họ đó là bộ mặt công ty . Dựa vào đó bạn có thể có buổi đàm phán với đơn vị cung cấp dịch vụ văn phòng ảo để đưa ra mức giá phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp mình, tránh thiếu xót hay lãng phí.
- Bạn nên khoanh vùng thu hẹp vị trí lựa chọn
Hiện nay tại các thành phố lớn dịch vụ cho thuê văn phòng ảo mọc lên nhiều nơi. Tùy thuộc vào nhu cầu , tài chính của doanh nghiệp mà các doanh nghiệp sẽ lựa chọn địa điểm đặt giao dịch của doanh nghiệp mình một cách thuận tiện nhất. Bạn sẽ chọn khu vực trung tâm của thành phố hay các quận lân cận? Ở khu vực trung tâm thường có chi phí rất cao, thuận tiện cho việc đi lại. Ngược lại nếu bạn chọn vị trí ở các quận lân cận trung tâm chi phí sẽ rẻ hơn rất nhiều. Vì thế tùy thuộc vào tính chất công việc cũng như loại hình hoạt động của công ty mà mỗi doanh nghiệp sẽ có lựa chọn thông minh cho riêng mình để tiết kiệm chi phí nhưng vẫn phát huy hiệu quả tối đa để phát triển công ty.
- Đánh giá tiện ích mà đơn vị cung cấp dịch vụ .
Mỗi văn phòng ảo sẽ đưa ra những tiện ích và ưu đãi riêng cho từng doanh nghiệp. Dựa vào kinh phí và nhu cầu sử dụng những tiện ích mà bạn nên cân nhắc hợp lý để lựa chọn thuê dịch vụ ở một nơi phù hợp với khả năng tài chính của doanh nghiệp bạn.
- Đưa ra quyết định
Sau khi phân tích tất cả những yếu tố trên bạn nên tổng hợp lại đánh giá và xem yếu tố nào quan trọng nhất đưa lên ưu tiên hàng đầu trong việc chọn cho mình văn phòng ảo.
