Máy hủy giấy là một thiết bị quan trọng và cần thiết cho mỗi văn phòng. Tuy nhiên, để cho hiệu suất và tốc độ hủy tài liệu được cải thiện tốt hơn, thì người dùng cần phải biết cách lựa chọn máy hủy giấy phù hợp với nhu cầu sử dụng. Để việc tìm kiếm và mua sắm máy hủy tài liệu trở nên hiệu quả, sau đây hãy cùng chúng tôi tham khảo một số chia sẻ hữu ích sau đây!
Contents
Lợi ích của máy hủy giấy
Như chúng ta đã biết, máy hủy giấy là một thiết bị quan trọng, không thể thiếu trong giới văn phòng. Chức năng chính của thiết bị này là phá hủy các loại tài liệu, sách, báo, đĩa CD, thẻ nhớ, USB,…
Loại thiết bị này được ứng dụng nhiều trong đời sống hiện nay tại các doanh nghiệp lớn, nhỏ với nhiều kích thước, mẫu mã khác nhau. Đồng thời, chúng cũng mang lại nhiều lợi ích cho người dùng như:
- Hỗ trợ dọn dẹp các tài liệu không cần thiết, giúp cho không gian làm việc trở nên gọn gàng, ngăn nắp.
- Hạn chế việc đặt quá nhiều thùng rác và khối lượng giấy đã hủy sẽ được đem đến địa điểm tái chế, giúp bảo vệ môi trường tốt hơn.
- Có khả năng xử lý mọi loại tài liệu thành mảnh vụn, giúp bảo mật thông tin mật của doanh nghiệp và tránh việc bị rò rỉ ra bên ngoài.
Ưu điểm nổi bật của máy hủy giấy
Sau đây là một vài ưu điểm nổi bật mà máy hủy giấy mang lại so với cách xử lý tài liệu theo dạng thủ công, gồm có:
- Các dòng máy có thiết kế hiện đại, dễ sử dụng và tích hợp bánh xe giúp người dùng có thể di chuyển tiện lợi.
- Cung cấp nhiều tính năng hủy thông minh với nhiều chế độ khác nhau, giúp đảm bảo tính bảo mật của tài liệu.
- Ngoài hủy các tài liệu làm từ giấy, máy còn có thể hủy đĩa CD/DVD, USB, ghim bấm, thẻ nhựa,…
- Tích hợp nhiều công suất khác nhau, phù hợp với mức giá và nhu cầu sử dụng của mỗi người.
- Tích hợp các tính năng hiện đại khác như: giảm tiếng ồn, tự khởi động khi đặt giấy vào khay, tự động ngắt sau khi hoàn thành, báo lỗi khi giấy kẹt,…
Mỗi dòng máy hủy tài liệu sẽ có các chức năng và mức giá riêng biệt tùy theo nhu cầu sử dụng của mỗi người. Vậy nên, hãy cân nhắc vấn đề tài chính thật kỹ để lựa chọn được sản phẩm phù hợp nhất.
Đặc điểm các dòng máy hủy tài liệu
Để hỗ trợ cho việc lựa chọn máy hủy giấy được tốt hơn, sau đây chúng tôi sẽ chia sẻ tới mọi người 3 loại phổ biến hiện nay, đó là: máy hủy giấy dạng sợi, siêu vụn và dạng nghiền. Mỗi loại sẽ có những đặc trưng riêng và chức năng riêng biệt, tùy theo quy mô sử dụng.
Tham khảo thêm: Máy hủy giấy bosser 220cc
Máy hủy giấy siêu vụn
Đây là loại máy giúp bảo mật toàn bộ thông tin tài liệu của doanh nghiệp ở mức độ cao. Máy sẽ gồm 3 cấp độ như sau:
- Kích thước 2 x 15mm sẽ cắt thành 2.000 mảnh/ tờ A4 đối với tài liệu có độ bảo mật cao.
- Kích thước 0.8 x 12mm sẽ cắt thành 6.000 mảnh/ tờ A4 đối với tài liệu có độ bảo mật cực kỳ cao.
- Kích thước 0.8 x 5mm sẽ cắt thành 15.000 mảnh/ tờ A4 đối với tài liệu có độ bảo mật tuyệt đối.
Máy hủy giấy dạng sợi
Đây là loại máy có cơ chế cắt các tài liệu thành từng mảnh hoặc sợi nhỏ, được tích hợp 3 chế độ để người dùng có thể tùy chọn như sau:
- Kích thước 5.8mm sẽ cắt thành 36 miếng/ tờ A4 đối với tài liệu thông thường.
- Kích thước 4 x 38mm sẽ cắt thành 312 miếng/ tờ A4 đối với tài liệu có độ bảo mật khó nhưng vẫn có thể khôi phục lại như ban đầu.
- Kích thước 4 x 50mm sẽ cắt thành 412 miếng/ tờ A4 đối với tài liệu có độ bảo mật cao và khó khôi phục lại như ban đầu.
Máy hủy giấy dạng nghiền
Đây là dạng máy được dùng trong công nghiệp, được tích hợp dao nghiền sắc bén có thể hủy nát cả giấy lẫn vật liệu cứng dễ dàng. Loại máy này sẽ có công suất lớn, ít bị quá tải khi phải hoạt động liên tục, có độ bền cao.
Tham khảo thêm: Máy hủy giấy dsb fd 506m
Kinh nghiệm lựa chọn máy hủy giấy phù hợp, hiệu quả
Để có thể sắm cho mình dòng sản phẩm phù hợp, sau đây sẽ là một số kinh nghiệm lựa chọn máy hủy giấy mà người dùng có thể tham khảo thêm:
Mức độ bảo mật thông tin
Đây là điều quan trọng và tất yếu khi đưa ra quyết định lựa chọn máy hủy giấy. Tùy theo mức độ bảo mật mà người dùng nên chọn mua sản phẩm thích hợp, tương ứng.
- Đối với tài liệu nhạy cảm, có độ bảo mật cao, tuyệt đối: Nên lựa chọn dạng hủy siêu vụn để máy có thể cắt tài liệu cả chiều ngang và dọc, khiến cho việc ghép hoặc dán đọc lại là dường như bất khả thi. Như vậy, kẻ xấu mới không thể lấp cắp được thông tin mật từ phía doanh nghiệp.
- Đối với tài liệu thông thường, ít quan trọng: Có thể chọn dạng máy hủy sợi. Loại này sẽ cắt tài liệu thành từng sợi nhỏ tùy theo kích thước khổ giấy. Đối với loại này, tính bảo mật thông tin không được cao, kẻ xấu vẫn có thể ghép và dán lại để đọc.
Khối lượng và chất liệu tài liệu cần hủy
Nếu người dùng có nhu cầu hủy nhiều khối lượng tài liệu trong thời gian ngắn thì nên chọn loại máy có công suất cao, giúp tiết kiệm được nhiều thời gian hơn và ngược lại. Nên lựa chọn loại máy có công suất lớn hơn nhu cầu thực tế để đảm bảo độ bền và làm tăng tuổi thọ.
Hiện nay, nhiều dòng máy hủy tài liệu có khả năng cắt, phá vụn giấy hoặc các vật cứng khác như đĩa CD/DVD, thẻ, ghim bấm,… Tùy theo điều kiện và mức độ cần thiết của nhu cầu, người dùng nên cân nhắc kỹ lưỡng khi chọn mua máy hủy giấy phù hợp.
Chế độ bảo hành của máy hủy giấy
Đây là điểm quan trọng khi lựa chọn máy hủy giấy của bất kỳ thương hiệu nào trên thị trường hiện nay. Với chế độ bảo hành tốt, phù hợp sẽ giúp cho khách hàng trở nên yên tâm hơn khi sử dụng, đồng thời sẽ được sửa chữa tận tình khi máy móc gặp trục trặc.
Diện tích phòng đặt máy hủy giấy
Tùy theo diện tích căn phòng, người dùng cần chọn kích cỡ máy hủy giấy phù hợp, tránh việc chiếm quá nhiều không gian gây cản trở khi di chuyển hoặc làm việc.
Đối với phòng rộng, người dùng có thể đặt máy ở bất cứ mọi nơi theo ý muốn. Ngược lại, nếu căn phòng chật chội, hẹp thì chỉ nên lựa chọn dạng máy có thiết kế nhỏ gọn, tiện lợi khi di chuyển và sử dụng.
Độ ồn của máy hủy giấy khi hoạt động
Khi lựa chọn máy hủy giấy, người dùng cần lưu ý tới yếu tố tiếng ồn khi hoạt động. Nên cân nhắc thật kỹ vấn đề này để tránh gây ảnh hưởng tới quá trình sinh hoạt, làm việc của bản thân và mọi người xung quanh.
Mức giá
Khi mua sắm, người dùng nên cân nhắc khả năng tài chính và nhu cầu sử dụng để lựa chọn máy hủy giấy phù hợp. Điều này sẽ giúp tiết kiệm chi phí, tránh việc không thể sử dụng hết tối đa công suất hoạt động của máy.
Những lưu ý khi sử dụng máy hủy giấy
Để có thể sử dụng máy hủy giấy hiệu quả và lâu dài thì người dùng cần lưu ý một số điều quan trọng như sau:
- Tuân thủ theo quy định và hướng dẫn từ nhà sản xuất.
- Tránh để máy hủy giấy ở nơi ẩm ướt, nhiều người qua lại hoặc bề mặt khập khiễng.
- Tránh để máy chất rác quá đầy gây ra tình trạng quá tải, khiến máy hoạt động kém hiệu quả.
- Thường xuyên lau chùi, vệ sinh máy sạch sẽ, giúp loại bỏ bụi bẩn bên trong động cơ hoặc bám trên thân máy và cải thiện hiệu suất hoạt động.
- Không đưa các vật thể lạ hoặc chất liệu mà máy không có khả năng xử lý.
- Tránh việc hủy khối lượng tài liệu vượt mức cho phép của máy.
Qua tổng hợp trên, người dùng đã có thể bỏ túi thêm cho mình những kinh nghiệm lựa chọn máy hủy giấy hiệu quả. Hy vọng với những chia sẻ bổ ích trên sẽ giúp mọi người tìm ra được loại máy hủy giấy phù hợp với nhu cầu sử dụng nhất. Bên cạnh đó, Nguyễn Minh Solution là đơn vị chuyên cung cấp các dòng máy hủy giấy uy tín, chất lượng, chính hãng với mức giá phải chăng. Hãy liên hệ ngay để được tư vấn cụ thể thêm.
