Quản lý trang thiết bị là khó khăn chung của nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp sở hữu lượng lớn máy móc, thiết bị. Vậy làm thế nào để hạn chế các rủi ro thất thoát tài sản, bảo đảm máy móc hoạt động ổn định? Phần mềm quản lý trang thiết bị gAMSPro chính là giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp hiệu quả trong công tác quản lý tài sản – thiết bị. Cùng tìm hiểu rõ hơn về phần mềm hữu ích này trong bài viết dưới đây!
Contents
Quản lý trang thiết bị là gì?
Thiết bị là các thành phần phụ trợ được sử dụng được sử dụng giúp máy móc hoạt động ổn định, hiệu quả. Quản lý thiết bị là công tác quản lý toàn bộ vòng đời của thiết bị từ khâu lập kế hoạch mua sắm, đưa vào sử dụng cho đến khi bảo trì, bảo dưỡng, thanh lý, kiểm kê.
Những khó khăn doanh nghiệp thường gặp phải khi quản lý trang thiết bị
Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều gặp những khó khăn chung trong quản lý thiết bị – tài sản như:
- Phương thức quản lý thủ công bằng excel, thông tin, dữ liệu về thiết bị khó được kiểm soát hiệu quả.
- Dữ liệu lưu trữ không đồng nhất dẫn đến thất lạc, sai sót, chồng chéo thông tin giữa các phòng ban/bộ phận.
- Doanh nghiệp khó nắm rõ thông tin tình trạng các trang thiết bị theo thời gian thực, độ hao mòn, hiệu suất sử dụng,… Do vậy, ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động sản xuất.
- Không nắm rõ lịch bảo trì, bảo dưỡng trang thiết bị.
Giải pháp phần mềm quản lý trang thiết bị cho doanh nghiệp
Hệ thống phần mềm quản trị đầu tư mua sắm và quản lý tài sản tập trung gAMSPro là giải pháp giúp cải thiện công tác quản lý trang thiết bị trong doanh nghiệp. Nhờ những tính năng hữu ích dưới đây, phần mềm giúp quy trình quản lý càng thêm chặt chẽ và hiệu quả:
Quản lý kế hoạch mua sắm
Lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị là bước quan trọng trong nhằm đảm bảo các máy móc hoạt động ổn định, duy trì hoạt động sản xuất – kinh doanh. Phần mềm cho phép người dùng:
- Theo dõi thông tin thiết bị: tình trạng, số lượng, mã hàng hóa,…
- Hỗ trợ đưa ra các đề xuất danh mục thiết bị cần mua sắm.
- Cấp trên phê duyệt kế hoạch mua sắm trang thiết bị nhanh chóng, trực tiếp trên phần mềm.
- Hỗ trợ lập kế hoạch dự trù mua sắm thiết bị, giúp tiết kiệm đáng kể ngân sách.
Báo cáo thống kê thiết bị, tài sản
Phần mềm quản lý trang thiết bị gAMSPro cũng cung cấp đến người dùng tính năng báo cáo thống kê tự động về thiết bị, tài sản. Người dùng có thể xem và xuất các báo cáo chi tiết như:
- Danh sách trang thiết bị, tài sản sẵn có.
- Danh sách trang thiết bị, tài sản cần thanh lý.
- Danh sách tài sản thiếu hoặc thừa sau khi sao kê.
- Báo cáo lịch sử luân chuyển, thu hồi trang thiết bị.
Dựa vào báo cáo trực quan, đầy đủ như vậy, người dùng dễ dàng đề xuất được danh sách các thiết bị cần mua sắm trong tương lai.
Quản lý, đánh giá nhà cung cấp
Đánh giá nhà cung cấp là khâu cực kỳ quan trọng nhằm đảm bảo chất lượng trang thiết bị cũng như hoạt động sản xuất – kinh doanh. Dựa vào các báo cáo chi tiết về nhà cung cấp, doanh nghiệp dễ dàng chọn được đơn vị phù hợp cho từng thời điểm.
- Thông tin nhà cung cấp được quản lý, lưu trữ trực tiếp trên phần mềm.
- Có nhiều tiêu chí để đánh giá nhà cung cấp như: chất lượng sản phẩm, tình trạng giao hàng, vấn đề trong quá trình giao hàng (thiếu, sai mặt hàng, chậm giao hàng,…), khiếu nại.
Quản lý hợp đồng mua sắm
- Thông qua hồ sơ thầu để tìm kiếm được nhà cung cấp tốt nhất.
- Cập nhật hợp đồng đối với từng gói thầu.
- Hỗ trợ cập nhật thông tin liên quan đến hợp đồng.
Quản lý tồn kho trang thiết bị
- Tính năng kiểm kê, báo cáo tình trạng tồn kho trang thiết bị.
- Báo cáo thanh lý thiết bị, tài sản.
- Người dùng dễ dàng truy xuất thông tin để đối chiếu với thiết bị tồn kho thực tế.
Dựa vào số lượng kiểm kê được, doanh nghiệp xác định được tình trạng chênh lệch, nguyên nhân và đưa ra hướng giải quyết.
Quản lý điều chuyển trang thiết bị
Trong quá trình phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, thiết bị có thể được điều chuyển đến nhiều khu vực khác nhau. Lúc này, phần mềm hỗ trợ người dùng xác định nhanh chóng và chính xác quá trình điều chuyển của trang thiết bị.
Với báo cáo điều chuyển, người dùng cũng dễ dàng nắm được hao mòn tài sản của thiết bị. Từ đó có phương án điều chuyển phù hợp.
Lời kết
Với sự hỗ trợ đắc lực của Hệ thống phần mềm quản trị đầu tư mua sắm và quản lý tài sản tập trung gAMSPro, doanh nghiệp có thể dễ dàng tháo gỡ vướng mắc trong công tác quản lý trang thiết bị. Quý khách hàng/đối tác cần thêm thông tin về giải pháp hãy liên hệ ngay với GSOFT để được tư vấn!
