Nhà cung cấp là đối tượng được quan tâm và chú trọng hàng đầu của các doanh nghiệp kinh doanh hay chủ cửa hàng. Tuy nhiên, làm thế nào để quản lý nhà cung cấp hiệu quả, mang lại kết quả sản xuất kinh doanh tối ưu? Chỉ khi xây dựng quy trình quản lý hợp lý mới giúp hoạt động của doanh nghiệp vận hành một cách trơn tru và ổn định. Bài viết sau đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về hoạt động này.
Contents
Quản lý nhà cung cấp là gì?
Quản lý nhà cung cấp là việc doanh nghiệp thực hiện các hoạt động kiểm soát thông tin, phân loại các đơn vị cung cấp cũng như quản lý công nợ đối với từng nhà cung cấp. Đây là công việc vô cùng quan trọng và cần thiết trong mối quan hệ giữa doanh nghiệp và đơn vị cung cấp, qua đó giúp doanh nghiệp có thể thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh một cách tối ưu nhất.
Có thể nói nhà cung cấp là đối tượng ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Họ không chỉ là nguồn cung ứng vật liệu, hàng hóa chất lượng với mức giá hợp lý mà còn góp phần gia tăng sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.
Vì sao doanh nghiệp phải quản lý nhà cung cấp?
Việc lựa chọn được nhà cung cấp chất lượng, kết hợp với quy trình quản lý hiệu quả sẽ quyết định phần lớn đến lợi nhuận cũng như sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.
Thuận lợi trong hoạt động kinh doanh
Nhà cung cấp tốt, chất lượng được xem là tài nguyên vô giá với các doanh nghiệp hay cửa hàng. Họ không chỉ cam kết giao hàng đúng, đủ số lượng, đảm bảo chất lượng, thời gian mà còn hỗ trợ doanh nghiệp trong vấn đề thanh toán cũng như các chi phí.
Nhận được sự hỗ trợ từ nhà cung cấp
Thực tế cho thấy, một mối quan hệ tốt đẹp và thân thiết với nhà cung cấp sẽ là tiền đề cho sự phát triển các mối quan hệ cộng sinh, nghĩa là đôi bên cùng có lợi. Phía đơn vị cung cấp có thể chia sẻ những thông tin và kỹ năng giúp doanh nghiệp có thể xây dựng quy trình mua hàng hóa, quy trình quản lý hàng tồn kho tốt hơn.
Ngoài ra, doanh nghiệp còn nhận được sự hỗ trợ đắc lực khi triển khai sản phẩm mới hay các hoạt động bán hàng, hỗ trợ các vấn đề thanh toán, công nợ. Đây là một lợi thế to lớn giúp doanh nghiệp có được những kết quả vượt trội trong kinh doanh.
Quy trình quản lý nhà cung cấp tối ưu
Bước 1: Tổng hợp danh sách nhà cung cấp
Việc lựa chọn đơn vị cung cấp phù hợp và chất lượng là yếu tố quan trọng để hoạt động kinh doanh diễn ra thuận lợi. Do đó, tổng hợp danh sách nhà cung cấp là một bước không thể thiếu. Cụ thể, doanh nghiệp sẽ tập hợp danh sách các đơn vị cung cấp tiềm năng, sau đó bắt đầu tìm kiếm, khai thác thông tin để chuẩn bị cho bước đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp.
Bước 2: Xây dựng các tiêu chí đánh giá nhà cung cấp
Để đánh giá nhà cung cấp một cách toàn diện và chính xác nhất, doanh nghiệp cần xây dựng các tiêu chí riêng. Dựa vào đặc điểm của mặt hàng kinh doanh, tính chất công việc cũng như một số yêu cầu đặc biệt trong việc mua hàng, chủ doanh nghiệp/cửa hàng sẽ đưa ra những tiêu chí phù hợp. Một số tiêu chí tiêu biểu như:
Chất lượng sản phẩm: Dựa vào các tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm trên thị trường, chế độ bảo hành, cam kết của đơn vị cung cấp để thiết lập nên tiêu chí này.
Chi phí: Doanh nghiệp nên so sánh các chi phí về giá nguyên liệu, sản phẩm hay chi phí phát sinh khi đặt hàng giữa các nhà cung cấp. Đồng thời cũng xem xét chi phí đó dựa trên ngân sách của doanh nghiệp.
Thời gian giao hàng: Một đơn vị cung cấp uy tín cần phải đảm bảo được thời gian giao hàng đúng hẹn, bởi nó ảnh hưởng khá lớn đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Theo đó, doanh nghiệp cần dựa vào số liệu về thời gian giao hàng thực tế để biết được mức độ tin cậy của các đơn vị cung cấp.
Bước 3: Đánh giá và chọn nhà cung cấp phù hợp
Dựa vào các tiêu chí đã xây dựng, chủ doanh nghiệp sẽ tiến hành đánh giá sự phù hợp cũng như mức độ tin cậy của từng nhà cung cấp. Sau quá trình đánh giá, so sánh, doanh nghiệp sẽ đưa ra quyết định lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất. Đơn vị cung cấp được lựa chọn vừa đảm bảo những yêu cầu đặt ra, vừa phải phù hợp với tính chất sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Bước 4: Sử dụng các công cụ theo dõi, quản lý nhà cung cấp
Những công cụ theo dõi như sổ sách, trang tính Excel, phần mềm quản lý bán hàng là yếu tố không thể thiếu giúp doanh nghiệp kiểm soát thông tin của nhà cung cấp một cách hiệu quả, chính xác. Những công cụ này sẽ ghi lại toàn bộ giao dịch phát sinh giữa doanh nghiệp và đơn vị cung cấp. Từ đó, doanh nghiệp có thể theo dõi mọi hoạt động diễn ra với nhà cung cấp.
Việc quản lý nhà cung cấp bằng những phương pháp truyền thống có thể xem là “gánh nặng” đối với các doanh nghiệp hiện nay. Khi đó, phần mềm quản lý nhà cung cấp của GSOFT sẽ là giải pháp hoàn hảo cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp tối ưu hoạt động quản trị, loại bỏ những vấn đề còn tồn đọng từ phương pháp truyền thống.
