Triển khai ERP? Các bước triển khai ERP chi tiết, hiệu quả

Khi doanh nghiệp ngày càng phát triển, khối lượng công việc của nhân viên cũng tăng lên, vì thế nhiều công ty đã lựa chọn cách triển khai ERP để tối ưu các hoạt động hàng ngày. ERP cũng từ đó trở nên phổ biến rộng rãi và được đánh giá là giải pháp quản lý toàn diện tối ưu nhất hiện nay, giúp thúc đẩy nhiều doanh nghiệp tập trung nguồn lực để triển khai ERP cho quy trình vận hành của mình lên nền tảng công nghệ số. Để giải đáp và giúp các doanh nghiệp hiểu rõ hơn về vấn đề này, bài viết sau đây sẽ giới thiệu rõ cụ thể đến với quý vị về vấn đề triển khai dự án ERP.

Bài viết liên quan:

• Hàng tồn kho là gì? Những điều cần biết về hàng tồn kho
• Ứng dụng mã vạch QR trong quản lý kho
• Lựa chọn laptop cho dân văn phòng

Để có thể triển khai ERP hiệu quả, tối ưu hóa các hoạt động, nghiệp vụ của doanh nghiệp thì chúng ta cần nắm rõ quy trình, hiểu rõ hơn về việc quản lý kho hàng một cách dễ dàng, chặt chẽ và kiểm soát tốt hơn. Liệu bạn đã có biết các phần mềm quản lý kho hàng tốt nhất hiện nay hay chưa ? Nếu chưa thì hãy cùng tìm hiểu nhé!

Các phần mềm quản lý kho hàng tốt nhất hiện nay

Sau đây là những liệt kê về một số phần mềm quản lý kho hàng đơn giản miễn phí tốt nhất hiện nay. Đó chính là: Perfect Warehouse, BS Silver, Adaline, Kiotviet, Suno, Bota, Sapo, SSE,… 

Bạn có thể quan tâm: Các phần mềm ERP tốt nhất

Các phần mềm ERP tốt nhất hiện nay

Dưới đây là những liệt kê về một số thương hiệu phần mềm ERP hiệu quả, phổ biến nhất hiện nay. Điển hình là:

• AMIS.VN – MISA. 
• ERP SAP Business One.
• ERP Microsoft Dynamic.
• ERP Oracle.
• Open Bravo.
• Apache Ofbiz. 
• OpenERP. 
• ERP5.

Tiếp theo, ta sẽ đi đến các yếu tố cũng như định nghĩa, quy trình về việc triển khai dự án ERP.

Dự án ERP là gì ?

Dự án ERP là tập hợp gồm hoạt động trong một quy trình triển khai ERP cụ thể như: Tư vấn – khảo sát – phân tích – triển khai – vận hành – nghiệm thu…

 

Dự án ERP sẽ kết thúc khi đảm bảo rằng hệ thống ERP đã vận hành trôi chảy và được xác nhận thông qua sự đánh giá lần cuối của khách hàng và đã thực hiện thành công theo các yêu cầu thỏa thuận.

Các thành phần tham gia vào quy trình triển khai ERP

Muốn triển khai ERP thành công thì cần có sự phối hợp tốt, hiệu quả về mặt nhân sự của cả hai bên. Vì vậy, bước đầu tiên là xác định các thành phần tham gia dự án và lập ra một ban quản lý. Bộ phận này sẽ thực hiện nhiệm vụ đó là đưa ra các mục tiêu chung cho dự án như: lên kế hoạch, phân bổ thời gian, theo dõi, giám sát và đánh giá trong suốt quá trình thực hiện.

Cụ thể, các nhân sự cần có khi triển khai ERP bao gồm

Về phía khách hàng

Cần một quản lý dự án triển khai ERP. Đây là người sẽ chịu trách nhiệm báo cáo trực tiếp cho ban quản lý và chịu trách nhiệm chính từ phía doanh nghiệp trong việc điều hành dự án.

Yêu cầu với người quản lý: Đây là cán bộ phải có sự hiểu biết về quy trình nghiệp vụ của các phòng ban, đồng thời có đủ năng lực để đưa ra các giải pháp khi cần thiết cho tổ dự án.

Nhiệm vụ của người này là thiết lập các trao đổi, điều động nguồn lực ngân sách dự án, theo dõi tiến độ triển khai ERP.

• Người quản lý dự án ERP: Là người chịu trách nhiệm chính điều hành dự án từ phía khách hàng, có hiểu biết về nghiệp vụ các phòng ban.
• Người thử nghiệm: Được chọn từ các bộ phận để hỗ trợ triển khai ERP tại phòng và cũng sẽ là người dùng thử khi hệ thống được triển khai cho toàn bộ doanh nghiệp. Có nhiệm vụ theo sát các tư vấn triển khai ERP trong suốt thời gian thực hiện, phối hợp và giúp đỡ với các tư vấn viên để hiểu rõ thêm chi tiết của hệ thống như thế nào.

Đây là người được nhà triển khai ERP đào tạo sâu về sử dụng hệ thống. Sau khi kết thúc quá trình triển khai hệ thống, người dùng này sẽ là người huấn luyện và trợ giúp cho những người dùng khác trong bộ phận của họ. 

Việc chỉ định người dùng này cần nên cân nhắc các yếu tố như: chọn người có năng lực, %  thời gian họ dành cho dự án.  

Về phía đơn vị triển khai

Bên triển khai ERP sẽ giữ vai trò tư vấn chính, phụ trách triển khai dự án, gồm có: tư vấn hệ thống, tư vấn kỹ thuật, tư vấn quản lý, quản lý chất lượng.

Tư vấn có nhiệm vụ đưa ra các kế hoạch triển khai dự án và thông qua người quản lý dự án (phía khách hàng). Trong quá trình triển khai ERP sẽ thực hiện chỉ đạo các hoạt động từ các tư vấn, nhằm đảm bảo các mục tiêu đã được đề ra trước đó.

• Người quản lý: Phụ trách toàn bộ dự án và làm việc với bên khách hàng.
• Người tư vấn quản lý: Tư vấn hệ thống để hiểu rõ những quy trình kinh doanh của doanh nghiệp.
• Người tư vấn hệ thống: Thiết lập các cấu hình cho hệ thống ERP để phù hợp với quy trình vận hành và đào tạo cho khách hàng.
• Người tư vấn kỹ thuật: Khảo sát cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin của doanh nghiệp, đề xuất cải tạo (nếu có) để dự án ERP được vận hành hiệu quả, tối ưu hóa công suất.
• Người quản lý chất lượng: Kiểm soát chất lượng từng giai đoạn và đảm bảo khách hàng hài lòng với dự án đã triển khai.

Bạn có thể quan tâm: Phần mềm quản lý kho

Quy trình triển khai ERP

Thông thường, quy trình triển khai ERP gồm 6 bước:

1. Khảo sát và thực hiện đánh giá hiện trạng.
2. Chuẩn bị các yếu tố liên quan đến cơ sở hạ tầng.
3. Hoạch định dự án triển khai ERP.
4. Khởi động và vận hành dự án triển khai dự án ERP.
5. Nghiệm thu và đánh giá dự án ERP.
6. Bảo trì và nâng cấp hệ thống ERP trong quá trình sử dụng.

Bước 1: Khảo sát và thực hiện đánh giá hiện trạng

Trước khi đưa ra các phương án triển khai phù hợp, đơn vị cung cấp sẽ thực hiện khảo sát tình trạng thực tế của khách hàng, từ đó hoàn thiện báo cáo đánh giá để làm nền tảng triển khai cho sau này.

Từ những thông tin khảo sát này, nhà cung cấp sẽ hiểu rõ và nắm bắt kỹ hơn về hoạt động của doanh nghiệp, về phía doanh nghiệp sẽ biết được cần hoàn thiện, bổ sung nội dung gì để triển khai giải pháp đó.

Bước 2: Chuẩn bị các yếu tố liên quan đến cơ sở hạ tầng

Trước khi tiến hành triển khai thì hai bên đối tác cần thống nhất để chuẩn hóa hạ tầng cơ sở, thống nhất một số vấn đề có liên quan. Đơn vị cung cấp có thể đề xuất cải tạo, nâng cấp hệ thống hoặc các vấn đề liên quan khác để phục vụ cho công tác triển khai diễn ra thuận lợi và hiệu quả.

Bước 3: Hoạch định dự án triển khai ERP

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ nền tảng thì nhà triển khai ERP sẽ cùng doanh nghiệp hoạch định, lên kế hoạch tổng cho dự án, cụ thể. Đây sẽ được xem là cơ sở để triển khai ERP nhằm đạt được những mục tiêu đã đặt ra.

Bước 4: Khởi động và vận hành dự án triển khai ERP

Khởi động và vận hành dự án triển khai ERP là quá trình chính, quan trọng và dài nhất. Sau khi đã chắc chắn với các quyết định, nhà cung cấp sẽ tiến hành chuyển giao công nghệ cho doanh nghiệp, các tài liệu, hướng dẫn chi tiết để sử dụng. 

Dựa vào kế hoạch đã đặt ra, nhà cung cấp sẽ tiến hành thiết lập, chỉnh sửa các tính năng, nghiệp vụ ở tất cả các phòng ban và liên kết chúng lại với nhau thành một khối dữ liệu thống nhất. Những người tham gia trực tiếp bên phía khách hàng sẽ được đào tạo bài bản về cách sử dụng để triển khai cho toàn bộ nhân viên trong công ty.

Bước 5: Nghiệm thu và đánh giá dự án ERP

Sau khi triển khai xong dự án ERP cần phải tiến hành kiểm tra, rà soát lại toàn bộ dự án. Thông thường, một dự án được đánh giá đạt chuẩn là khi hệ thống đã thiết lập đáp ứng tốt các yêu cầu nghiệp vụ khách hàng đề ra, vận hành trôi chảy, không bị gián đoạn trong quá trình thao tác,…

Thời gian triển khai hệ thống ERP cho mỗi doanh nghiệp là không giống nhau và cũng có thể thay đổi so với thời gian dự kiến ban đầu.

Bước 6: Bảo trì và nâng cấp hệ thống ERP trong quá trình sử dụng

Công tác bảo hành sẽ được thực hiện khi sản phẩm phần mềm đã cung cấp cho khách hàng có xảy ra đến vấn đề phát sinh gây ảnh hưởng đến quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Vậy nên tùy thuộc vào hợp đồng ký kết, nhà cung cấp sẽ tiến hành bảo trì hệ thống của bạn sau 12-24 tháng kể từ ngày đưa vào vận hành thực tế. 

Sau thời gian trên, doanh nghiệp sẽ phải trả phí bảo trì phát sinh thêm cho nhà cung cấp. Ngoài ra, trong lúc sử dụng, doanh nghiệp cũng có thể cần thêm các tính năng mới. Vì vậy cần liên hệ với nhà cung cấp nếu có nhu cầu nâng cấp hệ thống.

Một số lưu ý để triển khai dự án ERP hiệu quả, thành công

Để có thể triển khai dự án ERP một cách hiệu quả, thành công thì cần lưu ý những vấn đề như sau:

• Lựa chọn đối tác tư vấn có kiến thức sâu rộng, chuyên môn cao, có cái nhìn bao quát về ERP và thị trường.
• Người quản lý cần có góc nhìn thực tế và chọn lựa kỹ càng nhân sự tham gia dự án.
• Phân quyền rõ ràng từng phân hệ theo từng chức năng kinh doanh trong tổ chức.
• Phân bổ, quản lý và theo dõi ngân sách thực tế, cụ thể để đầu tư ERP dài hạn.
• Quản lý thời gian chặt chẽ.
• Có kỳ vọng rõ ràng khi triển khai ERP.
• Không nên triển khai quá nhiều phân hệ cùng lúc, nên triển khai theo từng giai đoạn.
• Bám sát quy trình triển khai ERp đã vạch ra từ đầu.

Bạn có thể quan tâm: Lưu đồ quy trình mua hàng

Các lưu ý trong quá trình triển khai ERP

Trong quá trình trước và trong khi triển khai dự án ERP, các doanh nghiệp, chủ thể cần xem xét kỹ lưỡng các yếu tố sau đây để có thể giảm thiểu được rủi ro, thiệt hại, phát sinh không mong muốn khi tiến hành triển khai dự án. Gồm có:

• Nhà triển khai ERP đưa ra mức báo giá tổng dự án thấp hơn chi phí bản quyền thì cần nên xem xét lại vì có thể đem lại rủi ro cho dự án.
• Nếu nhà cung cấp cam kết hoàn thành dự án trong thời gian quá ngắn thì nên cân nhắc lại bởi đây không phải là dự án có thể hoàn thành một cách nhanh, gọn, lẹ.
• Không nên xây dựng kế hoạch mà nguồn nhân lực không được xác định rõ ràng, không dành trọn thời gian cho dự án, không khởi động đúng thời gian cụ thể.
• Nền tảng hạ tầng của doanh nghiệp yếu kém, quy trình và các hạ tầng dữ liệu chưa được chuẩn hóa mà quyết định triển khai hệ thống thì sẽ đem lại hiệu quả thấp và tỷ lệ thất bại là rất cao.
• Điều khoản thanh toán trong hợp đồng đã ký kết cần phù hợp với các giai đoạn triển khai ERP để ngân sách được phân bổ rõ ràng, tránh bị “gãy” trong quá trình thực hiện. Trong trường hợp chưa chuẩn bị đủ ngân sách và nguồn nhân lực thực hiện, dự án có thể sẽ kéo dài mãi vì không đủ ngân sách để bổ trợ kịp thời và do nguồn lực thiếu hụt.
• Nhà triển khai ERP cam kết nhân sự cho dự án nhưng không căn cứ trên Scope, Schedule và Milestone.
• Điều khoản thanh toán trong hợp đồng không phù hợp với các giai đoạn triển khai ERP và nguồn lực thực hiện, khả năng “gãy” dự án kèm thâm hụt ngân sách thực hiện rất dễ xảy ra.

Thông qua bài viết trên của GESO, mọi người đã có thể nắm rõ hơn về việc triển khai ERP và những lưu ý cần quan tâm để có thể tiến hành và vận hành dự án một cách trơn tru, hiệu quả, giảm thiểu được những sai sót, rủi ro cho doanh nghiệp. Hy vọng qua bài viết trên sẽ giúp các doanh nghiệp chuẩn bị tốt, kỹ lưỡng và cẩn thận nguồn lực hơn trước khi triển khai ERP để đạt được kết quả tốt nhất.