Ứng dụng TRELLO – Công cụ quản lý công việc tuyệt vời

Bạn đang băn khoăn không biết liệu làm sao quản lý theo dõi kế hoạch, tiến độ làm việc, dự án như thế nào sao cho phù hợp, hiệu quả. Hiểu được điều đó nên ứng dụng Trello đã được ra đời với nhiệm vụ giúp bạn thực hiện được các công việc như trên một cách hiệu quả và tối ưu nhất. Sau đây hãy cùng Viện FMIT tìm hiểu về công cụ quản lý công việc vô cùng tuyệt vời này nhé.

Trong cuộc sống hiện nay, việc tồn đọng nhiều kế hoạch, deadline hoặc không nắm rõ được tiến độ công việc để kịp đưa ra feedback kịp thời, rất dễ ảnh hưởng chung đến kết quả chung. Đó là do một phần ảnh hưởng của việc sắp xếp, quản lý công việc. Nếu ta biết cách quản lý chúng một cách có khoa học hơn thì mọi việc sẽ trở nên dễ dàng và nhanh chóng. Ứng dụng Trello cũng từ đó đã được ra đời và phát triển nhằm giúp hỗ trợ người dùng trong việc quản lý công việc một cách hiệu quả. Hãy cùng tìm hiểu về công cụ Trello đầy tuyệt vời này nhé!

Bạn có thể quan tâm: Scrum là gì?

Ứng dụng Trello là gì?

Ứng dụng Trello – là công cụ giúp quản lý các công việc, hỗ trợ các nhóm, phòng ban lên ý tưởng, lập kế hoạch, quản lý và chúc mừng các thành tựu khi cùng nhau hợp tác hiệu quả. Công cụ này còn giúp nắm rõ được tiến độ, tình hình công việc và là một công cụ Freemium, có thể xài miễn phí và sẽ trả tiền cho những tính năng nâng cao.

Cấu tạo chính của ứng dụng Trello

Công cụ Trello sẽ gồm 4 thành phần chính và ta sẽ tìm hiểu rõ hơn về chức năng và thông tin chính của các thành phần:

Board (A): Là nơi để theo dõi thông tin, sắp xếp các tác vụ, các chi tiết nhỏ và quan trọng nhất cho các dự án lớn hoặc quy trình làm việc. Trong một bảng có thể chia nhiều list để chia tình trạng, tiến độ công việc cho dự án, quy trình.

List (B): Là nơi lưu trữ thẻ, các tác vụ cụ thể hoặc thông tin được sắp xếp một cách khoa học tùy theo từng giai đoạn của tiến trình làm việc. List trong ứng dụng Trello được sử dụng để tạo ra quy trình làm việc hoặc đóng vai trò để theo dõi các thông tin và ý tưởng, có thể tự sắp xếp và đặt tiêu đề theo ý của bản thân.

Card (C): Là dạng thẻ thông tin gồm có Title (tiêu đề), Description (mô tả), được dùng để ghi task (công việc), question (câu hỏi), note (ghi chú), feature (tính năng sản phẩm),… tùy theo nhu cầu sử dụng của bạn. Bên cạnh đó Card sẽ có bao gồm Checklist để chia đầu việc nhỏ hơn và có thể bình luận, dán hình ảnh để tạo sự thuận lợi trong việc trao đổi công việc.

Nhấp vào “Thêm thẻ” ở cuối danh sách bất kỳ để có thể tạo và đặt tên cho thẻ mới.

Menu Board (D): Là trung tâm điều khiển các nhiệm vụ, là nơi quản lý quyền của các thành viên đối với bảng gồm có các chế độ cài đặt kiểm soát, tiện ích bổ sung, thẻ tìm kiếm và tạo nên quy trình tự động hóa. Có thể xem được tất cả mọi hoạt động diễn ra trên bảng trong thông báo hoạt động.

Bạn có thể quan tâm: Phương pháp Agile

Những lợi ích của ứng dụng Trello

Sau đây là một số các ưu điểm mà ứng dụng Trello mang lại cho bạn khi sử dụng. Đó chính là:

Tạo bảng để sắp xếp công việc đang thực hiện và lên danh sách công việc cần làm

Giúp dễ dàng tạo bảng để sắp xếp các công việc đã làm và lên danh sách, ghi chú các công việc cần làm. Nhờ vậy sẽ giúp hạn chế việc chậm deadline, quên việc, nhắc nhở nên hoàn thành sớm các công việc nào, từ đó giúp tăng hiệu suất làm việc.

Tùy chỉnh các quy trình làm việc cho từng dự án

Ứng dụng Trello giúp dễ dàng tùy chỉnh, thoải mái sáng tạo các quy trình làm việc theo nhu cầu với từng dự án khác nhau một cách hiệu quả. Bên cạnh đó còn giúp thêm ngày hết hạn, danh sách công việc, nhãn, thành viên,…vào công việc, dự án.

Chia sẻ trực tiếp hình ảnh, tệp, website,…

Giúp chia sẻ trực tiếp dễ dàng các file tài liệu, hình ảnh, tệp, link website,… liên quan đến công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Bình luận và đóng góp ý kiến cho các hạng mục công việc

Có thể bình luận và đóng góp ý kiến về các công việc, dự án, giúp dễ dàng tương tác và trao đổi ý kiến cá nhân giữa các thành viên với nhau.

Phân công công việc cụ thể, chi tiết

Sử dụng ứng dụng Trello giúp việc phân công các công việc cho từng thành viên và cho bản thân được dễ dàng, cụ thể và chi tiết hơn.

Đính kèm tập tin từ Google Drive và Dropbox

Đây là một tính năng khá hữu ích và tuyệt vời của công cụ Trello đó là việc chia sẻ tài liệu từ Google Drive và Dropbox một cách dễ dàng hơn.

Bạn có thể quan tâm: Scrum Master là gì?

Thêm thời gian hoàn thành công việc và cài đặt chuông nhắc nhở

Sau khi tạo bảng cho công việc cần làm, người dùng có thể thêm thời gian hoàn thành và cài đặt chuông nhắc nhở để đảm thực hiện đúng tiến độ của công việc.

Làm việc ngoại tuyến và tự đồng bộ các bảng khi kết nối mạng.

Có thể dùng ứng dụng Trello ở mọi lúc mọi nơi ngay cả khi không có Internet và sẽ tự đồng bộ dữ liệu đã thêm sau khi kết nối Internet.

Sử dụng linh hoạt, đơn giản và miễn phí

Ứng dụng Trello giúp người dùng dễ dàng thao tác trong việc sử dụng, linh hoạt trong việc sắp xếp, phân bổ và quản lý các hạng mục công việc của dự án. Bên cạnh đó Trello còn là công cụ miễn phí và có khá đầy đủ các tính năng quan trọng, cần thiết, giúp đáp ứng được mọi nhu cầu thông thường và chỉ cần trả phí cho các tính năng nâng cao, đặc biệt.

Các ứng dụng của Trello trong đời sống

Sau đây là những ứng dụng thực tiễn trong cuộc sống hiện nay mà công cụ Trello mang lại cho con người. Đó là:

• Giúp có cái nhìn bao quát, hiệu quả hơn về các dự án trong mọi lĩnh vực khác nhau.
• Giúp lên kế hoạch cho việc vui chơi, gặp gỡ bạn bè, khách hàng,… hay các kế hoạch cụ thể khác một cách dễ dàng và phù hợp.
• Ứng dụng vào các công việc mang tính chất nhiều người và phối hợp làm việc chung như tiệc cưới, sự kiện, dã ngoại,…

Đó là một số thông tin tổng quan, chi tiết về ứng dụng Trello quản lý, theo dõi và sắp xếp công việc một cách hợp lý, chính xác và hiệu quả. Công cụ Trello giúp bạn không bỏ sót công việc hay chậm trễ deadline, làm ảnh hưởng tới tiến độ của dự án. Bên cạnh đó còn là ứng dụng miễn phí, đơn giản giúp ai cũng có thể sử dụng chúng trong đời sống, tăng năng suất và chất làm việc được tốt hơn. Hy vọng với bài viết trên sẽ giúp các bạn tìm ra được ứng dụng quản lý công việc phù hợp nhất cho chính mình.